Scoprite la nostra guida completa al galateo delle e-mail: tutto quello che dovete sapere per comunicare bene!

Gestire le comunicazioni di lavoro comporta una buona dose di galateo, soprattutto quando si tratta di e-mail. Il tono e la struttura delle e-mail devono essere adeguati al destinatario e allo scopo. È importante rispettare alcuni principi di base per evitare errori che potrebbero compromettere la relazione con i colleghi e mandare un messaggio sbagliato. Scopriamo la nostra guida completa al galateo delle e-mail: tutto quello che dovete sapere per comunicare bene!

Come scegliere il giusto tono in un’e-mail

Scegliere il tono giusto per un’e-mail è fondamentale. Soprattutto quando si invia una e-mail di lavoro a un superiore, un cliente o un potenziale nuovo cliente. L’utente deve capire subito la gravità del messaggio e deve sapere in che modo si dovrebbe rispondere. Il tono può essere più formale o più informale, a seconda del destinatario. Quando si scrive un’e-mail, è importante evitare espressioni idiomatiche o troppo informali, che potrebbero sembrare inadeguate o essere incomprensibili. In caso di dubbio, scegliere sempre un tono formale.

I segreti del galateo delle e-mail

Quando si inviano e-mail, è importante ricordare alcuni principi fondamentali del galateo digitale. L’e-mail deve avere un oggetto chiaro e descrittivo che indichi subito al destinatario di cosa si tratta. Il corpo della e-mail deve essere breve e conciso, con un solo argomento principale. Per darne conferma, è possibile scrivere una frase di ringraziamento, come Grazie per l’attenzione. Infine, è importante evitare di inviare messaggi di Posta elettronica di massa e di farne richiesta ai colleghi.

Formalità o familiarità? Come scegliere

Il tono che si sceglie per un’e-mail dipende anche dal destinatario. Se si invia un’e-mail a un superiore o a un cliente, è preferibile mantenere un tono formale. In queste situazioni, è importante presentarsi in modo professionale ed essere chiari e concisi. Se si inviano e-mail ai colleghi o a potenziali clienti, si può invece optare per un tono più amichevole. In questo caso, è possibile usare frasi più brevi e toni più informali, come Ciao ! o Buongiorno !.

Come costruire un’e-mail di successo

Per costruire un’e-mail di successo, è importante scegliere una formattazione leggibile, limitare l’utilizzo del grassetto e dell’italico, usare frasi brevi e iniziare le frasi con una lettera maiuscola. Come abbiamo già detto, è importante essere chiari, concisi e non inviare e-mail di massa. Si consiglia inoltre di evitare argomenti complessi, allegare documenti solo se strettamente necessario e non inviare e-mail troppo spesso. Se si invia un’e-mail a un cliente, è consigliabile inviare una conferma di lettura.

Cosa non scrivere in un’e-mail

Esistono alcuni contenuti che devono essere evitati in un’e-mail. Non inviare alcuna informazione riservata, poiché la posta elettronica non è sicura. Evitare anche insulti o battute offensive o inappropriati. Anche se si conosce bene il destinatario, è importante ricordare che l’e-mail potrebbe essere interpretata in modo errato. Evitare di usare frasi ambigue o interpretabili. Inoltre, non inviare messaggi troppo lunghi o con argomenti troppo complessi.

In conclusione, rispettare il galateo delle e-mail è importante per evitare errori e malintesi con i colleghi, i clienti e i potenziali clienti. Scegliere il tono giusto, essere concisi e chiari e non inviare e-mail di massa sono alcune delle regole di base per inviare e-mail di successo. Seguendo questi consigli, le e-mail saranno sicuramente più apprezzate e la comunicazione sarà più professionale.

• Ruvolo, M. (2020). Galateo della comunicazione digitale: guida rapida alle buone maniere per uno stile di comunicazione professionale. Gribaudi.
• Togliatti, R. (2020). Guida al Galateo delle E-Mail. Il Sole 24 Ore.
• Sanna, F. & Piras, F. (2021). Galateo nella Comunicazione Digitale: strategie e consigli per una comunicazione efficace. Hoepli.